Este texto no pretende enseñarles a los docentes cómo deben escribir sus artículos o sus libros, pues sobre el tema existe infinidad de documentos; simplemente se trata de hacer una breve guía sobre cuáles son los pasos que deben seguir aquellos que tienen interés en compartir sus conocimientos con sus alumnos o el público lector en general.
El ejercicio de escribir desde la docencia le ayuda al estudiante a conocer de manera más profunda el pensamiento de su profesor, le permite al docente impartir conocimiento y debatir en la comunidad académica el resultado de sus investigaciones y reflexiones. Por ello, “la Universidad de Ibagué promueve la creación de condiciones que hagan posible la existencia de publicaciones periódicas y permanentes y pone un énfasis especial en la orientación, selección, publicación y evaluación de obras académicas siguiendo un principio de calidad y un sentido de responsabilidad”.[i]
Antes de llevar su documento a la Oficina de Publicaciones, el docente debe verificar que esté de acuerdo con la Guía de Publicaciones de la Universidad.
En concordancia con lo anterior, la Universidad creó la oficina de Publicaciones y, posteriormente, Ediciones Unibagué, encargadas de la edición y publicación de los documentos que surjan del ejercicio académico. Estas fueron legalizadas por medio de la política de publicaciones y reglamento de publicación que se encuentra en el siguiente enlace. Aquí podrán descargar el Acuerdo 308 del 21 de noviembre de 2013, “por el cual se unifica en una sola norma todo relacionado con las labores de edición, producción y distribución de publicaciones”. En el Acuerdo se consignan los tipos de publicaciones, las funciones de comité de publicaciones, la preparación editorial, la evaluación editorial, el contrato de edición y demás aspectos que tienen que ver con la edición de libros. Es importante que quienes estén interesados en publicar un documento conozcan previamente el reglamento, así como la Guía de publicaciones.
De manera resumida se hará un paso a paso del proceso de edición. El documento original se entregará, de acuerdo con la Guía de publicaciones así:
Una copia digital del manuscrito completo. Se entiende por manuscrito completo aquel que comprende la presentación, tabla de contenido, cuerpo del texto, índices (analítico, onomástico, toponímico, etc., según sea el caso), glosarios, ilustraciones, tablas, fotografías, conclusiones, bibliografía y otros documentos que deben aparecer en la publicación. El manuscrito debe estar digitado en Word, en fuente Times New Roman, 12 puntos, con interlineado 1.5, sin espacio entre párrafos y sangría de 1.25. La remisión de la información pertinente se hará de manera tal que se mantenga su confidencialidad. Autorización de uso de tablas, figuras, ilustraciones, software, fotografías u otras obras protegidas por el derecho de autor. [2]
Así mismo, se requiere que la obra cuente con el visto bueno del director del programa o del decano de la facultad que corresponda. Si se trata de Notas Universitarias, un par interno evaluará el contenido. En el caso de los libros, la Oficina de Publicaciones se encarga de enviarlos a dos árbitros externos, registrados en el aplicativo CvLAC de Colciencias.
En el momento de la entrega del documento, el auxiliar de Ediciones Unibagué revisará que los textos estén ajustados la Guía de publicaciones y entregará al docente una constancia de la recepción. Posteriormente, la Oficina contacta a los dos pares externos y les hace llegar el documento; el tiempo estimado para la revisión por parte de los árbitros es de unos treinta días. Si el libro es avalado con observaciones, se devuelve al autor para que introduzca los cambios sugeridos.
Una vez efectuadas las modificaciones recomendadas por los pares, el autor entrega el documento a la Oficina, que se encarga de enviarlo a la primera corrección de estilo (30 días); esta se remite al autor para que revise las sugerencias del corrector, en un tiempo estimado de 15 días. Luego, el documento retorna al corrector de estilo para la segunda revisión (15 días) y se regresa al autor para que apruebe la versión definitiva. El autor debe revisar y firmar el contrato de edición y el Director de la Oficina hace la lectura final del documento (20 días).
Comienza la etapa de diseño y diagramación (ver video)
El diseño y diagramación de las Notas Universitarias está a cargo de un diseñador de la Universidad; en el caso de los libros, la Universidad trabaja con León Gráficas. El Director de Ediciones Unibagué revisa el primer arte, que llega en formato PDF, y luego envía las observaciones al diseñador gráfico para que haga los ajustes pertinentes. Con el segundo arte, el autor verifica aspectos formales, teniendo en cuenta una guía de revisión de PDF. En esta etapa, según lo establecido en el contrato de edición y el Reglamento de publicaciones, el autor no podrá introducir cambios de contenido que signifiquen aumento de páginas o una modificación considerable en el arte final; si es así, el autor correrá con los gastos que se deriven de estas modificaciones.
Luego, se reciben las observaciones del autor y se elabora un tercer PDF para dar la orden de publicación. De manera simultánea con el diseño de la obra se tramitan los registros ISBN, si es un libro, o ISSN, si se trata de una revista. Una vez aprobado el diseño del libro y la portada se ordena la impresión, que tarda unos 15 días, aproximadamente, y se fija el precio de venta.
Cuando el libro llega a la oficina, se hace una evaluación de la calidad del producto recibido y se lleva a cabo la distribución de los ejemplares, así: depósito legal, la biblioteca de la Universidad, Tienda Universitaria, librerías que venden nuestras publicaciones y oficina de Mercadeo para que lo promocione en Árbol de tinta y otros medios de comunicación. Si le interesa conocer más información, consulte el siguiente enlace.
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1 Artículo 1 de la Resolución 160 del 2 de noviembre de 2010, expedida por el Rector de la Universidad de Ibagué
2 Artículo 14 de la Resolución 160 del 2 de noviembre de 2010.
